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O que não se deve fazer em uma implantação de software ERP

Em meus mais de 25 anos de atuação com ERP (sigla para Enterprise Resource Planning), os famosos sistemas de gestão constantemente me abordaram com a seguinte pergunta: “Fábio, o que devo fazer para que a implantação do ERP em minha empresa seja bem-sucedida?”. E sempre respondi sobre o que deveria ser feito!

Entretanto nunca ninguém me perguntou o que não deveria ser feito e é isto o que pretendo esclarecer neste artigo.

Quando uma empresa realiza a contratação de um ERP, cria-se uma enorme expectativa de que o sistema apresentado irá resolver todos os problemas de uma única vez. Em sua maioria, não são alinhadas as expectativas dos envolvidos (dono da empresa, os usuários) no início e, com isto, fica uma livre interpretação de que todas as expectativas serão atendidas.

A primeira lição é de que não se deve iniciar um projeto de implantação do ERP sem antes não ter alinhado as expectativas dos principais envolvidos.

Existem algumas técnicas simples e até divertidas para se fazer este alinhamento inicial, como o Design Thinking e Storytelling (o que não é objeto de nosso artigo agora). Estas metodologias facilitam a comunicação entre os envolvidos no projeto, como o dono da empresa ou principal patrocinador e a consultoria, por meio do uso de ‘post-its’, que são colados em um quadro para que cada um coloque ‘o que espera ter resolvido’ e ‘quais os controles e recursos são imprescindíveis’.

A segunda lição é de que o projeto não é da consultoria.

Muitas empresas ainda acreditam que quem faz o projeto é a consultoria, mas isto é uma falácia, pois a consultoria é apenas um facilitador que traz o know-how e boas práticas para o uso correto do sistema. Quem faz o projeto realmente acontecer são os usuários. Eles que conhecem os processos das empresas e são os detentores dos dados. A consultoria é passageira, os usuários são permanentes.

Sempre comento com meus clientes de que o projeto de implantação do ERP é feito a 4 mãos, ou seja, nós e eles.

A terceira lição é não faça o seu novo sistema ser igual ao antigo.

Ninguém troca o carro para que seja igual ao antigo. Por que muitos querem que o novo sistema seja igual ao antigo, então? Explico! Por causa de uma coisa chamada zona de conforto. É importante entender que numa troca pressupõe-se que será diferente, de que os procedimentos, telas e relatórios serão diferentes.

É claro que há a expectativa de que o novo será melhor que o anterior, mas não necessariamente ser melhor significa fazer do mesmo jeito, com o mesmo procedimento ou com menos cliques.

Com certeza a mudança é necessária, mas nem sempre isso facilita a vida do usuário. Os motivos para a implantação do novo sistema têm a ver com segurança da informação, adoção de novas tecnologias, robustez e melhoria nos processos. Portanto, é importante novamente fazer o alinhamento de expectativas.

Tentar tornar o sistema novo “igual” ao antigo irá envolver customizações e ferramentas adicionais, o que pode encarecer o projeto, fugindo do orçamento estipulado inicialmente e alongando o prazo de conclusão do projeto.

A quarta e última lição é que o ERP precisa de manutenção.

O ERP como qualquer outro software não é infalível. Como ele envolve as principais operações de uma empresa, é preciso passar por atualizações, sejam novas legislações, melhorias na tecnologia, novos recursos e correções.

Os principais ERP’s não têm a capacidade de auto atualização, não por não conseguirem, mas pelo simples fato de que cada cliente é uma operação totalmente diferente da outra.

Apesar de vários processos serem commodities (compras, contas a pagar e faturamento), cada empresa tem suas particularidades que devem ser respeitadas e observadas. As empresas personalizam seus ERP’s, têm operações críticas e, por isto, elas geralmente têm seu ambiente isolado.

Para evitar multas, correções, esclarecimentos de dúvidas, implantação de melhorias e novos módulos é fundamental atualizar o ERP. A consultoria pode ser sua parceira neste momento, pois detém o conhecimento na administração do sistema.

Tenho muitos anos de atuação nessa área e sempre acreditei na importância da parceria Consultoria-Cliente, já que o cliente é o especialista no seu negócio e deve focar no crescimento de sua empresa, enquanto que a consultoria assume o compromisso de tornar a gestão mais eficiente através do uso excelente de um ERP.

Assim, deixo esta importante reflexão sobre o que não deve ser feito para que um projeto seja um verdadeiro sucesso!

Fábio Rogério – Sócio Diretor da ALFA Sistemas de Gestão – Alfaerp.com.br

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