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Software de Gestão de Ativos: conheça 7 benefícios

Só quem é responsável pelo controle patrimonial de uma empresa sabe o quão desafiadora essa tarefa pode ser. Inventários, as movimentações dos ativos em conjunto com outras atividades que englobam o dia a dia podem apresentar obstáculos se não realizados de maneira integrada. Ainda bem que, atualmente, podemos contar com um software de gestão de ativos para auxiliar nas rotinas de gestão física do ativo imobilizado.

Mas, afinal, como funciona esse tipo de solução? Como implantá-la dentro de uma empresa? Quais os benefícios que ela pode trazer para que se faça valer o investimento? Trouxemos a resposta para essas e outras dúvidas que você pode ter sobre o assunto. Ficou interessado? Então, continue lendo este post até o final!

Como é o funcionamento de um software de gestão de ativos?

Antes de entender como o software funciona, é preciso definir quais os ativos da sua companhia serão geridos por essa ferramenta. Cada espécie de bem patrimonial necessita de processos de gestão e classificação contábeis específicos. É importante salientar que neste momento a Politica de Gestão de Ativos é fundamental para o sucesso da gestão patrimonial pois será ela que irá apoiar as definições de como os ativos serão controlados dentro do software.

O software de gestão de ativos vem como ferramenta para integrar todo o inventário, além de ordens de serviço e manutenção cadastral. Com o conteúdo armazenado na nuvem, as informações são compartilhadas em tempo real, o que facilita muito o processo de gestão patrimonial.

Ademais, o programa representa um jeito muito mais prático de gerir dados, dispensando o uso de papéis que vão se acumulando nos casos de inventário manual.

Desse modo, podemos dizer que um software para o controle físico dos ativos ativos permite uma visualização mais ampla e intuitiva de todos os bens do seu negócio. Consequentemente, isso leva a tomadas de decisões mais inteligentes e à diminuição de erros humanos ocasionados pela falta ou excesso de informação.

Quais os benefícios de utilizar um software de gestão patrimonial?

Para implementar uma solução no seu negócio, é essencial conhecer melhor quais são as suas funcionalidades e as vantagens no desempenho da empresa. Afinal, estamos falando de um investimento financeiro e é necessário mensurar o seu custo versus benefícios, além de prever o ROI (Return Over Investiment, ou Retorno Sobre o Investimento). A seguir, confira alguns dos ganhos possíveis com um software de gestão de ativos.

1. Aumento da produtividade

Como destacamos no início deste artigo, um software para o controle físico dos ativos proporciona o compartilhamento de informações em tempo real. Isso ocasiona uma redução da burocracia, tornando os processos de aquisição e outras movimentações como transferências, baixas, saídas para conserto, muito mais ágeis.

Um sistema processa todos os dados e os gestores podem acessar remotamente o conteúdo monitorando desde o inventário até as movimentações. Isso possibilita um controle maior dos recursos e prazos, aumentando a produtividade da empresa.

2. Mais confiabilidade

Os softwares de gestão patrimonial já vêm preparados para atender as necessidades do controle físico dos bens onde é possível anexar fotos dos bens gerando confiabilidade nas informações seja ela o primeiro cadastro até inventários posteriores, podendo vincular a essas informações estado de conservação do bem. Dessa forma, você tem uma gestão mais precisa do ativo imobilizado, o que é parte para a importante do processo de Revisão de Vida e Determinação do Valor Justo gerando um Teste de Impairment mais fidedigno, por consequência, por exemplo.

Alguns programas emitem os relatórios sobre o ativo com informações importantes para apresentar para a auditoria, como itens adquiridos e baixados etc. e principalmente sua localização física. Esses recursos tornam as rotinas operacionais mais fluídas e confiáveis, fazendo a operação performar melhor.

3. Redução de custos

A eliminação de processos manuais reduz significativamente a chance de erros humanos. Outro benefício a ser citado é a redução de custos com pessoal, que pode ser realocado para tarefas mais relevantes.

Ademais, com a tecnologia por trás do desenvolvimento de software de gestão de ativos, outra redução de custo está no investimento na solução. Com o cloud computing (computação em nuvem), é possível acessar uma resolução de qualquer máquina, basta que ela tenha rede para acessá-la.

4. Atração de investidores

Por concentrar tudo em um só lugar de maneira atualizada, as informações obtidas passam a ser muito mais confiáveis. Isso é um excelente atrativo para acionistas e diretores, que vai auxiliar na tomada de decisões e planejamento estratégico da empresa. Com deliberações mais precisas, o desempenho do negócio é impactado positivamente, o que faz a sua organização atrair outros investidores.

A comunicação de fluxo interno também é feita de maneira mais credível. Uma vez que todos os seus dados estão centralizados em uma mesma ferramenta, os ruídos de comunicação são reduzidos. Tal procedimento implica em agilidade e qualidade nas atividades relacionadas à gestão de ativos. Inclusive, o gestor pode solicitar backups para preservar a segurança dos arquivos.

5. Decisões mais precisas

Se a sua gestão de ativos tem um controle mais preciso, os dados e as análises geradas têm uma qualidade maior e impactam positivamente nas tomadas de decisões. Isso acontece tanto do ponto de vista dos gestores, como dos liderados. Eles, por sua vez, ganham segurança para executar as tarefas diárias. Dessa forma, todo o fluxo da é otimizado.

Um das atividades que mais geram trabalho na vida do administrador é o desenvolvimento de pessoas e a qualidade da execução dos afazeres. Com o software de gestão de ativos e suas funcionalidades, alinhadas com o fluxo do seu processo e com as boas práticas de contabilidade e manutenção, os seus colaboradores alcançam autonomia.

6. Mais mobilidade

A possibilidade de acessar a solução de qualquer lugar traz mais mobilidade para a sua equipe. Não é preciso estar conectado à rede corporativa para usar o aplicativo. Com a tendência de atuação na modalidade de trabalho remoto, ou home office, o software de gestão de ativos permite que a sua operação continue funcionando com alta produtividade.

A digitalização dos processos é essencial para evitar que dados preciosos para o seu negócio sejam perdidos. Além disso, tem a questão do retrabalho. As empresas que não tinham esse procedimento otimizado por vias tecnológicas, com certeza, enfrentam muito mais dificuldades em cenários de crise.

7. Automatização de processos

A transformação digital das suas rotinas de contabilidade e controladoria garante a automatização de uma série de processos. Isso reduz a burocracia da área e confere mais qualidade às tarefas. É possível integrar a gestão física dos ativos com o inventário virtual, bem como programar a execução de rotinas.

O que é preciso para implementar um software de gestão de ativos?

Agora que você já entendeu os benefícios de utilizar um software, deve estar curioso para descobrir quais são os próximos passos para implementá-lo na sua empresa. Tenha ciência de que é preciso muita organização, ter um cronograma e tarefas bem definidas para conseguir fazer a transição de maneira inteligente e em um prazo interessante para o seu negócio.

Faça um planejamento

Como todo projeto a ser concretizado, o planejamento é fundamental. Esse é o momento de estimar custos, prazos e ações que serão tomadas a seguir. Qual é a melhor ideia: fazer a implementação por conta própria ou contratar uma companhia especializada? Quem treinará os funcionários para a utilização do software? Como será feito o levantamento dos ativos atuais? Tudo isso deve ser considerado.

Treine os colaboradores

É impossível implementar uma ferramenta sem que seus colaboradores estejam devidamente treinados. Contudo, as ações devem ir muito além, é necessário despertar o desejo dos funcionários de utilizar o software. Para isso, explique para todos como a nova ferramenta tornará as tarefas menos burocráticas e mais ágeis — é preciso criar o hábito de ter as informações sempre atualizadas.

Faça um inventário

Para fazer uma gestão, independentemente da utilização de um software, é indispensável dispor de um inventário detalhado. Por meio dele, tem-se uma noção ampla dos bens da empresa, que vai prepará-la melhor para a novas compras, planos de manutenção, novos investimentos e o principal estar de acordo com as Normas de Contabilidade Internacional.

Classifique os ativos

Faça uma avaliação de como seus ativos estão classificados. A estrutura de contas contábeis estão de acordo com a vida útil dos bens?

O software é o tipo de ferramenta capaz de reunir todas as informações necessárias desses itens, permitindo uma visão abrangente e integrando a gestão entre contabilidade e manutenção.

Crie um manual de procedimentos

Para que as atividades se desenvolvam de maneira mais fluida e que o conhecimento não se perca com o tempo, é interessante que se crie um manual com as normas e procedimentos seguidos pela sua empresa. É imprescindível que esse manual seja colocado em prática para que todos estejam alinhados aos mesmos objetivos, evitando compras incorretas e a falta de cuidado para as movimentações do ativo.

O controle patrimonial exige muita dedicação e atenção aos detalhes, como você pôde perceber com a leitura deste texto. Porém, a falta de controles sobre o processo pode trazer prejuízos, com ativos sendo desviados, canibalizados e até problemas com auditoria por não saber sobre a localização física dos bens, em alguns casos. É por isso que um software de gestão de ativos é essencial para apoiar a Gestão de Ativos.

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Fonte  – Saraf

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