Home Office

Home office – parece simples, mas não é!

O diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos vem alertando seus clientes: “Não seremos mais como éramos, mas também não será como estamos”. Com a retomada, muitas mudanças acontecerão nas empresas e o dia a dia será de uma nova realidade, o chamado “novo normal”. E muitos falam que o mundo irá aderir em peso ao home office, mas será que isso é uma realidade? Será que essa adequação será tão simples assim?

Boa parte das empresas já definiram que sim. O número de corporações que pretendem adotar o home office após a crise do novo coronavírus deve crescer 30%, segundo o estudo Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: Humanidade Redefinida e os Novos Negócios, da Fundação Getulio Vargas (FGV).

Mas, como ficará o ambiente de trabalho pós-pandemia em relação a esse tema? Segundo o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, muita coisa deve mudar no âmbito do trabalho feito à distância.

“O home office realmente se mostrou como sendo uma alternativa muito interessante, mas esse grande resultado pode se dizer que se deu por causa de uma “tempestade perfeita”, as pessoas foram impostas de um dia para o outro para as suas casas, com um grande medo de perder emprego, além do que elas estavam confinadas e todos estavam entendendo a situação do outro em um tempo atípico”, explica.

Agora, com a possibilidade de uma retomada gradativa, alguns cuidados em relação ao tema terão que ser mais bem pensados. Abaixo estão alguns pontos que se mostram cruciais:

CONTROLE DE JORNADA DE TRABALHO:

As empresas que retornarão à atividade presencial e aquelas que estarão em home office terão que pensar muito bem no mesclar essas duas estruturas para controlar a jornada de trabalho.

Lembrando que atualmente existem diversas formas de registrar o ponto, mas que essas devem seguir a portaria 373 e 1510 do MTE e para muitos sindicatos deve ter o certificado da ABNT. Mas com a pandemia, as empresas se dividiram entre o home office e o trabalho in loco, o que complicou um pouco as coisas. “Para suprir essa demanda saíram fortalecidas empresas com formas alternativas de ponto. Um exemplo é a Let´s Work, que é um sistema de ponto eletrônico via reconhecimento facial e geolocalização para ser utilizado em dispositivos móveis e desktops com webcam”, explica Cynthia Akao, do Grupo WV_Todoz/Let’s Work.

Ela explica que essas e outras tecnologias análogas permitem que todos os comprovantes sejam enviados por e-mail dos funcionários e muitas vezes permite o controle por aplicativos.

Geralmente essas tecnologias possuem outros benefícios, como é o caso de estruturas para fazer solicitação de abono, horas extras, correção e assinar o espelho de ponto via reconhecimento facial, desta forma a impressão dos espelhos mensais deixa de ser física e passa a ser armazenada de forma virtual.

“Com isso, as pessoas que estão in loco também podem marcar sua jornada através de tablets disponibilizados pela empresa ou dispositivos próprios. O gestor por sua vez tem o controle total da empresa e/ou da sua equipe em tempo real”, detalha Akao.

Essas são importantes ferramentas para quem quer implementar de vez o home office, possibilitando alternativas que vão além do sistemas de ponto, como Timesheet (gerenciador de projetos) com opção de cálculo de rentabilidade do projeto, rastreamento do funcionário ao longo da sua jornada, e, para as empresas que trabalharão in loco, locação de beacon para localização precisa e uma câmera de medição de temperatura, identificação de uso de máscara de proteção e reconhecimento facial que poderá ser integrada ao ponto e ao controle de acesso da empresa.

CRM

Mas, muito além da informação e que o colaborador está trabalhando é fundamental dar ferramentas para que o profissional trabalhe adequadamente, principalmente para conquista e retenção de clientes. Nesse ponto, uma necessidade que se cria é a de ter um software de CRM.

Customer Relationship Management (CRM) é um termo em inglês que pode ser traduzido para a língua portuguesa como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Foi criado para definir toda uma classe de sistemas de informações ou ferramentas que automatizam as funções de contato com o cliente.

Essa ferramenta é fundamental elevando o patamar de gestão de relacionamento com o cliente da sua empresa, com um CRM também é possível ter acesso a uma verdadeira gestão de vendas 360º. Além de ser uma ótima ferramenta para retirar insights sobre o seu público, o CRM eleva a produtividade do seu time de vendas.

Essa é uma tecnologia que pode não somente ajudar a equacionar rotinas, mas gerar índices que sejam usados na gestão das mudanças dentro da sua empresa. Com o CRM de vendas, o seu negócio consegue analisar detalhadamente o desempenho do time e descobrir quais estratégias estão realmente funcionando com o seu público-alvo.

Atualmente no mercado se tem uma grande variedade de opções dessa ferramenta. O primeiro caminho para escolha de um CRM é olhar para dentro, avaliando os processos internos da empresa, considerando porte, quantidade de funcionários que utilizarão, ciclo de vendas e usabilidade da ferramenta e objetivos.

A partir disso buscar o que necessita de um CRM no mercado, devendo levar em conta questões como integração, personalização, armazenamento de dados, relatórios que apresenta, acessibilidade, dentre outros pontos. Com esses dados buscar uma ferramenta que se adeque bem a realidade da empresa, é interessante utilizar um período para fazer teste da ferramenta.

TELEFONIA

Junto com o atendimento uma preocupação no home office é telefonia, como ficam os custos, como conectar todos os colaboradores em uma mesma rede, essas são questões complexas para as empresas. O caminho que se apresentou mais interessante durante a pandemia foi a telefonia IP.

Segundo Marco Lagoa, CEO da Witec IT Solucion, “telefonia IP, mais conhecida como VOIP, se mostrou muito eficiente, conquistando dia a dia de cada vez mais empresa, hoje é possível fazer com que todos os sistemas rodem em nuvem, permitindo que a empresa mantenha sua operação remota mesmo pós pandemia”.

Ele explica que existem inúmeras solução de telefonia e Pabx em nuvem no mercado, apresentando como bons exemplos Pabx IP 3CX, Microsoft Teams e operadoras IP como NVOIP, que permitem comunicação interna e com clientes através dessa tecnologia. “Para a empresa que está em busca da melhor estrutura para um ambiente altamente profissional a recomendação é por soluções que permitam, além da telefonia IP, ter também solução de Videoconferência e sistema de mensagem”, explica Marco Lagoa.

Ele acrescente que um outro ponto que deve ser levado em conta é a busca por tecnologias que integrem o sistema de telefonia através de um recurso chamado de API, ele permite que as ligações sejam registradas dentro do CRM, bem como as chamadas entrantes podem ser atendidas de forma personalizada, pois o Pabx identifica o nome da pessoa dentro do CRM.

Questionado se há a necessidade de investimento na residência do empregado, o especialista explica que o único investimento é a compra de um Headset de qualidade, pois ele será responsável pela qualidade da captura do áudio, bem como pelo conforto do funcionário.

SAÚDE E MEDICINA DO TRABALHO

A relação do conforto atenta para uma questão muito importante, que é a saúde e segurança do trabalho nessa situação. Pois, muito pouco foi feito na hora que iniciou a pandemia para ver se os postos de trabalhos de home office estavam adequados, mas essa situação pode mudar.

“Na medicina do trabalho ainda não existe legislação que só fale em home office, mas o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) faz uma análise de posto de trabalho e, literalmente, teria que ser feita uma análise de cada ambiente. Contudo, acredito que ainda sairá uma normativa específica sobre o tema. Assim, orientação que dou é para uma visita técnica de um especialista do tema na residência, pois mesmo em home office o empregador é responsável pela saúde e segurança do trabalho do funcionário”, analisa Tatiana Gonçalves, sócia da Moema Medicina do Trabalho.

O que ocorre é que hoje as empresas não fazer porque não querem fazer, mas pode gerar complicações em caso de uma ação trabalhista, pois não tem documento comprobatório.

“Em relação ao ambiente profissional, a grande preocupação deverá ser com a parte ergonômica, hoje entendo que no mínimo o trabalhador deve ser orientado sobre como o posto de trabalho tem que ser montado”, explica Tatiana, que complementa: “Vejo movimento de empresas grandes cedendo todas as estruturas dos postos de trabalhos, pois é responsabilidade legal da empresa. Lembrando que dentro de casa é natural que a pessoa busque trabalhar de forma mais informal, mas isso não pode, pois oferece risco”.

O caminho nesses casos é um processo de educação para os trabalhadores, que também leve em conta preocupação com o lado psicológico, educado o trabalhador para evitar ficar muito tempo em ação.

O ponto de importante atenção é em relação a acidentes de trabalho, fato muito polêmico, sendo que não dá para ter total certeza se o profissional se acidentou realmente no exercício do trabalho.

“Em minha avaliação é preciso ter um nexo causal. Exemplo: Se o acidente foi um corte na mão e ele trabalha apenas com computar, não existe nexo causal. Não enquadra da competência profissional dele. Mas lembrando que acidente do trabalho é aquele ocasionado pelo exercício do trabalho. Mas é preciso muito cuidado, pois o colaborador pode processar”, argumenta a sócia da Moema.

ESTRUTURA FISICA

Nos pontos apresentados anteriores é possível ver que o profissional ou a empresa precisarão de uma estrutura adequada. “Local de trabalho é fundamental para exercer determinadas funções na empresa, tais como local destacado na residência para exercer as atividades, mesa, monitores (dois por pessoa), cadeira ergonômica, iluminação, ventilação, apoio de pés, material de trabalho, internet, computador, impressora, dentre outros”, explica Marco Lagoa da Witec.

Ele avalia que quanto a estrutura física, os principais pontos são focados na ergonomia, pensando nisso é importante que o funcionário tenha qualidade para ter a mesma eficiência que teria no escritório físico.

“Recomendo que todos os usuários tenham além do Laptop e um headset, possam ter: um segundo monitor para anexar ao laptop, uma cadeira confortável pois está passando muito mais tempo que o normal nesse espaço, e teclado e mouse externo, esses itens fazem total diferença na qualidade do trabalho. Sobre os investimentos, acredito que a empresa tem que apoiar a equipe a construir esse espaço, da mesma forma que faria no escritório físico”, explica o CEO da Witec.

RECURSOS HUMANOS

Como imaginam grande parte dos empresários, não são todos os colaboradores em condições para exercer esse trabalho, sendo função da empresa escolher quem tem condição e quem não tem de trabalhar nesse modelo.

“A escolha de quem vai para home office deve ser feita pelos gestores diretos do time, bem como fazendo uma pesquisa para entender a qualidade do espaço que o colaborador tem para desempenhar o papel”, explica Marco Lagoa.

Para isso será preciso montar uma pesquisa e pedindo que o time responda e enviem fotos do local do trabalho evidenciando a qualidade. Os gestores diretos podem fazer de forma aleatória uma vídeo-chamada com o time para ver as condições e presenciar possíveis mudanças na qualidade do ambiente.

No futuro isso impactará na contratação de novos colaboradores também. “Importante é a realização do processo seletivo por etapas na entrevista, onde busque falar com o candidato em momentos diferentes do dia para identificar a postura, sua ação de engajamento e responsabilidade de autonomia na execução dos trabalhos. A forma de entrevista deve sempre buscar o visual, isto é, ouvir e ver o candidato.

A tecnologia será um fator importante para identificar o perfil profissional de proatividade, engajamento e que o mesmo tenha traços de semiautônomo na execução das tarefas”, explica Celso Bazzola, sócio da Bazz Estratégia e Operação de Recursos Humanos.

Outra preocupação será com o treinamento do colaborador, que será prioritariamente em EaD. “A tecnologia será um fator fundamental e utilizar a ferramenta de vídeo conferencia e fazer o treinamento em tempo real será algo interessante até para interação dos participantes, deixar desafios para entregar posterior também é algo que poderá dar maior qualidade no resultado dos treinamentos”, explica Bazzola.

Ainda em relação a lidar com esses profissionais é importante ter em mentes que todos os trabalhadores hoje estão com uma dose grande de medo e receio. Esse sentimento o mantém focado na empresa, mas as empresas não podem manter este fator como eterno motivador, o mercado muda, os concorrentes se adaptarão e com certeza voltarão dentro de uma nova realidade a assediar os profissionais.

“No pós-pandemia a realidade será outra. Por isso é preciso um acompanhamento próximo de forma estratégica, onde aqueles que se adaptaram e trouxeram bons resultados terão com certeza maior oportunidade, este momento difícil tem demonstrado para as empresas quais profissionais são mais adaptáveis ao novo e se estes mantém o alto nível de entrega, isto vale para avaliar também a empresa em sua capacidade de dar segurança, atenção e respeito aos profissionais”, explica o sócio da Bazz.

COMPLIANCE

A empresa que optar pelo home office também terá que ter em mente que nunca foi tão relevante o compliance, lembrando que segredo é segredo. Muitas posições trabalham com informações que não podem ser partilhadas por ninguém. É necessário regras muito claras.

Lembrando que esse termo se refere a agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido, ou seja, estar em “compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos externos e internos.

“É importante que as empresas tenham claros os riscos inerentes ao trabalho remoto, para que as empresas possam direcionar esforços no intuito de prevenir incidentes com dados de pessoas físicas, sobretudo durante o período de quarentena. São vários os riscos de manipular dados pessoais em home office”, explica André Damiani, sócio da Damiani Advocacia.

Ele complementa que um dos principais inimigos da privacidade em tal situação é a constante proximidade de outras pessoas. É comum que o local da casa destinado à execução das atividades profissionais seja devassado por filhos pequenos, cônjuges ou demais membros da família, fato que propicia o indesejado vazamento e compartilhamento de informações e dados sigilosos.

CONTRATO DE TRABALHO

A mudança para o home office também pressupões adequações jurídicas das empresas, que precisarão estar muito alinhadas com suas áreas trabalhistas. Lembrando que esse modelo de trabalho ainda é muito novo

“Apenas a partir de novembro de 2017, com a denominada “reforma trabalhista” o legislador inseriu esta modalidade de trabalho na CLT, o chamado “teletrabalho”, passando a tratar do tema de modo mais específico”, explica Mourival Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados.

Assim, para ter segurança o especialista diz que tudo deve constar de contratos. “O novo texto de lei dispõe que a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, deve ser previsto em contrato escrito, de igual modo, existe expressa previsão a que o empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho. Resumindo, ao contratar um profissional para prestação de serviços em tal modalidade (teletrabalho), o empregador deve elaborar um contrato individual de trabalho, explicitando ao máximo as condições e termos do mesmo”, detalha.

Um outro cuidado que Mourival detalha na área trabalhista é a contagem de horas extras e bancos de horas. “Os profissionais que ao longo da jornada de trabalho, ainda que prestado sob modalidade teletrabalho, sofrerem vigilância ao longo dos períodos de conexão, como por exemplo, “login” – “logout”, Let’s work ou qualquer outro tipo de controle, terão direito à proteção da jornada, menos os cargos de gerencia, obviamente que o empregador, atualmente possui mecanismos necessários a auferir a produtividade e entrega de cada profissional contratado sob tal modalidade de prestação de serviços”.

Em caso de faltas graves do trabalhador vem a questão da demissão, lembrando que tanto o trabalho prestado de forma presencial ou remota, está sujeito a determinados preceitos e regras básicas de controle, assim, por exemplo se o colaborador tem ciência de que deve enviar determinada tarefa em prazo certo e determinado e deixa de fazê-lo sem qualquer justificativa, poderá sofrer sanções disciplinares, e, se a infração aos termos e condições do contrato de trabalho ocorrer de forma reiterada e continuada, poderá o empregador proceder a rescisão motivada do contrato de trabalho.

SEGURANÇA DIGITAL

Somando-se a todas essas preocupações existe mais uma relacionada com a segurança de dados da empresa. Segundo Carol Lagoa, sócia das Witec esse ponto é imprescindível: “Imagine empresas que trabalham com conteúdo estratégico ou confidencial dos clientes, qualquer risco de vírus pode ser fatal para o negócio, assim é preciso estar sempre atualizado com soluções de segurança dando também suporte para o trabalho em casa”.

São vários pontos que devem ser utilizados pelas empresas em relação a esse tema. Um primeiro passo é ter um monitoramento de acessos por parte das empresas, muitas vezes limitando sites e aplicativos. Além disso, possuir uma solução de firewall que ataques e acessos externos. Manter antivírus sempre atualizados evitandos invasões e sequestros de dados.

Possuir políticas sérias de acessos a ferramentas das empresas, com senhas alteradas constantemente e não permitindo uso de senhas de fácil acesso ou compartilhamento de acessos.

“Não é por não está na empresa que o índice de preocupação diminui, na verdade ele aumenta, pois é necessário manter o mesmo grau de segurança que eles possuíam quando estavam trabalhando localmente” explica Carol Lagoa.

REAL OU ILUSÃO?

O home office é uma realidade e vai fazer parte de forma mais intensa do cotidiano das empresas, contudo, é importante saber implementar esse processo para que as se tenham o menor risco possível nessas ações.

“Temos visto muitas empresas falarem que esse modelo de trabalho (home office) é o mundo perfeito, e concordo com alguns pontos, mas depois da pandemia muita coisa vai mudar, de fiscalização trabalhista, passando por ânimo do colaborador e exigências por resultado, isso fará com que a realidade desse modelo seja totalmente outra”, explica Richard Domingos.

O especialista complementa que será necessário olhar de uma forma mais preocupada para esse modelo, para que a empresa se blinde de riscos que pode correr, pois o mercado vai ser competitivo e qualquer erro pode custar a vida do negócio. “O importante antes de qualquer decisão é ter todos os dados na mesa e analises realmente aprofundadas sobre o tema, não deixar que o calor do momento tome conta das medidas, isso fará com que a opção por esse modelo ou não, seja mais simples”, finaliza o especialista.

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