Guarda de documentos, dicas e prazos para armazenamento!

O que mudou deste os últimos tempos:

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinquenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, e a projeção é de que na próxima década, aumente mais 32%, alimentado, principalmente, pelo apetite das máquinas de fax, impressoras e copiadoras, que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

 

Soluções apresentadas:

A, tantas vezes, prevista sociedade sem papel não aconteceu e nem deve ocorrer tão já, o que gera um problema: O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano, principalmente boleto, recibos, comprovantes, dentre outros documentos? Antes de tomar decisão é importante uma orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A preocupação deve ser ainda maior em relação a documentações que devemos prestar contas ao governo. Entretanto, a mesma lei que cria um mar de burocracia, também “brinda” com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que só servem para ocupar preciosos espaços.

 

E se tratando de empresas:

Para empresas, é de fundamental importância, que implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Esta tabela representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos. Isso possibilita a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a consequente liberação de espaços.

 

Metodologia para guarda de documentos:

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento gere maior agilidade nas empresas e deve ser sistematicamente atualizado. Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:

 

Item Documental Prazo de Guarda
Atestado de Saúde Ocupacional 20 anos após o desligamento do trabalhador
Aviso Prévio 5 anos
Cartão de Ponto 5 anos
Comunicação de Dispensa – CD 5 anos
FGTS / Guia de Recolhimento 30 anos
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente
Pedido de demissão 5 anos
Recibo de entrega de vale transporte 5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos