Planejamento para empresas– esse termo é praticamente um mantra em grande parte das empresas, todos sabem de sua importância, mas poucos realmente sabem como fazer, e menos ainda são os que conseguem colocar um em prática.
O problema é que muito comumente as pessoas confundem o estabelecimento de ações como sendo um planejamento, o que é um grande erro. Segundo o CEO da Itibam, Luciano Giarrochi, empresa associada ao Grupo Alliance, saber fazer um planejamento é crucial para o crescimento de um negócio.
“Não dá para negar a importância de se planejar, desde empresas até pessoas físicas. Imagine uma viagem, se você não pensar com antecedência de vários pontos, a chance de ter um problema é enorme. Enfim, todos precisam planejar, mas para tanto é preciso de métodos e conhecimento”, explica.
A partir do momento que se possui um planejamento para empresa, se torna muito mais simples sua gestão, possibilitando criar estratégias assertivas e possibilitado que se corrija a rota de forma rápida, evitando surpresas no meio do caminho.
Além disso, ter um planejamento é importante, pois dele se tira indicadores e metas a serem atingidas. Lembrando que não dá para saber onde se vai se não se existem indicadores, e isso para qualquer tipo planejamento. Mas, se é tão importante, significa que as empresas têm esse hábito? Sem generalização, podemos dizer que algumas fazem, mas colocar na prática é outra história.
Exemplo é em relação ao planejamento estratégico, segundo um levantamento da empresa 5A Company, feito com 120 empresas de médio e grande porte das regiões Sul e Sudeste em 2015, 96% dos gestores afirmam saber da importância do planejamento estratégico para o sucesso de um negócio.
Contudo, o mesmo levantamento aponta que 61% das empresas não trabalham orientadas por um plano do tipo. A grande maioria delas afirma que não têm formas de acompanhar ou ainda implementar as diretrizes.
“O que se observa é que a prática e realidade são diferentes por alguns pontos. Um fato é que o papel aceita tudo, contudo, depois, a forma de fazer pode comprometer a execução. Outro ponto é que as pessoas só pensam no “o quê”, e não como fazer”, explica o CEO da Itibam.
“É a velha história do time de futebol que constrói um estádio e ao terminar percebe que tem um trator dentro do gramado e não há como tirá-lo. Tudo foi feito, mas faltou pensar nos detalhes, de como todos os passos serão encaminhados”, complementa.
Necessidade de ferramentas e colaboração
Assim, um ponto fundamental é saber tudo o que será feito, por isso um primeiro passo pode ser a utilização da metodologia 5W2H. Baseada em termos em inglês, ela se resume a buscar respostas para importantes questões, que são: W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando será feito?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).
Outro ponto fundamental é o comprometimento da equipe, se o pessoal não comprar o planejamento, esse não vai para a frente, por isso a recomendação é que seja construído em conjunto, podendo utilizar ferramentas como Coaching, Design Thinking, Canvas, dentre outras, que são colaborativas e utilizam a cocriação para chegar em um objetivo.
Por fim, um fator que também dificulta a implementação é o estilo do brasileiro, que não está acostumado com o planejamento, diferentemente de outros países. Assim, para a implementação é preciso que se estabeleça processos com disciplina.
Ocorre que não existe uma forma única para fazer planejamento dentro de uma empresa. Luciano Giarrochi cita alguns que considera relevantes:
Planejamento Estratégico
Composto por caminhos que a empresa pode seguir, contém uma visão mais macro. Existe a necessidade de indicadores atingíveis e prazos, precisando também ser específico. Recomendo a utilização de Metas SMART – uma ferramenta que tem o objetivo de definir metas com base em 5 atributos: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). É importante para empresa saber a direção e tomar as decisões de forma mais rápida, pois se tem uma direção. Mas tudo vai depender do objetivo que se deseja atingir.
Planejamento Comercial
Vem abaixo do estratégico, agindo mais no tático e operacional. Esse planejamento precisa de indicadores, se detalha o que se quer. Ele serve para definir o que deve ser feito para chegar nesse resultado. Por meio dele se estabelecem estratégias de preços, necessidade de contratar vendedores e novos caminhos dentro dos objetivos.
Plano de negócio
Pode ser tanto para uma empresa existente quanto para quem vai criar um produto novo ou negócio. Nele se tem um estudo de viabilidade financeira, estudo de análise de retorno, projeção, estratégia de marketing e comercial desse plano. Os objetivos de cada um desses planos são diferentes, o que evitam surpresas.
Nesse ponto também pode ser interessante utilizar as 5 forças de Porter:
- Rivalidade entre concorrentes;
- Poder de barganha dos fornecedores;
- Poder de barganha dos clientes;
- Ameaça de novos concorrentes;
- Ameaça de novos produtos ou serviços.
Planejamento de Recursos Humanos
Forma de planejamento que é fundamental, é interessante que nele se englobe pontos como capacitação, estruturação, sistemas de desenvolvimento, planos de carreiras de equipes e outros pontos.
Planejamento financeiro e tributário
Uma empresa não sobrevive sem caixa. Assim, por meio desse trabalho se define metas financeiras, objetivos e ações a serem executadas, bem como melhores rumos tributários para conquistar um menor pagamento dentro da lei – elisão fiscal.
Plano de marketing
Estratégia que visa ações de crescimento da empresa, que contempla dentro dele ações de branding, comunicação, aquisição de novos clientes, canais, ofertas, produtos, proposta de valor, inovação e criação de produtos.
Case do Grupo Alliance
Como exemplo, o CEO da Itibam explica o trabalho que desenvolveu no Grupo Alliance, que reúne diversas empresas para indicações seguras. “No grupo estamos realizando um mix de metodologias, isso se deve ao fato de tratar de um grupo que tem muitas cabeças, podendo aparecer divergências”.
Foram escolhidas metodologias colaborativas, como Canvas, Design Thinking e Couching, usando a estratégia de business coaching para a condução e, consequentemente, sucesso do projeto.
Para a elaboração desse planejamento a mediação é muito importante, pois podem ocorrer impasses e ânimos alterados. É preciso o controle de quem o está conduzindo, praticando também a gestão do tempo para execução.
Caminho na prática
É preciso ter cuidado com a confusão entre ações e planejamento. Por esse fato, Luciano reforma a necessidade de usar metodologias colaborativas, como discussões em grupo, metodologias disruptivas, que usam inovação e ideação. Além disso, é preciso ter muito cuidado para que esses não se tornem um “Frankenstein”, sendo importante que o moderador saiba o que está fazendo.
Por fim, definido o planejamento é preciso desenvolver um bom plano de ação. Cada objetivo tem que ser desdobrado em planos de ações, lembrando que os colaboradores devem comprar ideia, pois são eles que irão executá-la.
Também é importante que se estabeleça nos processos os tempos para produção e coerências nas demandas. “Muitas vezes existem tempos absurdos e irreais o que pode trazer desânimo, perda de controle ou, pior, time. É fundamental ordem e disciplina e que não se crie planos mirabolantes e complexos. Esses não serão realizados, principalmente em pequenas e médias empresas”.
Classificação do planejamento para empresas pelo Nível Organizacional
A classificação pelo nível organizacional está dividida em três tipos de planejamento para empresas: estratégico, tático e operacional. Cada um deles também pode se dividir (ou não) em subtipos de planejamento. Veja:
Planejamento Estratégico
É o tipo de planejamento que se refere ao negócio ou a uma visão corporativa, de uma forma ampla, não departamentalizada.
Planejamento Tático
Se refere às unidades de negócio, às unidades de suporte, aos departamentos ou aos indivíduos. Trata-se do desdobramento do planejamento estratégico do negócio ou do planejamento estratégico corporativo. Demonstra como a estratégia será executada em um determinado contexto.
Planejamento Operacional
Não é exatamente um tipo de planejamento estratégico (embora muitas literaturas discordem), mas pode ser impactado pela estratégia. Como o próprio nome diz, o planejamento operacional trata da operação, que deve estar alinhada com a estratégia.
Resultados
Para mensurar resultados, o segredo são indicadores bem definidos, com metas e acompanhamento, assim tudo fica mais claro. Ponto relevante é que a empresa não deve escolher apenas um dos planejamentos apresentados acima. É possível e se deve realizar vários ao mesmo tempo, de forma interligada. Feito isso, com certeza a empresa colherá excelentes lucros.