Saiba quando e porque digitalizar os documentos de sua empresa

Pense no quanto img-digitalizacaode papel sua empresa utiliza e armazena, são contratos, notas fiscais, processos jurídicos e documentos de diversos setores da empresa como: administrativo, financeiro, contábil e por aí vai. Essa é a realidade que várias empresas enfrentam atualmente. 
O problema é a perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Para solucionar essa confusão ocasionada pela alta circulação de documentos, uma alternativa que as empresas estão buscando é a digitalização.

Segundo o sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Juan Cacio Peixoto o processo de digitalização é a conversão dos documentos no formato papel em formato digital. O que traz diversas vantagens, dentre as quais:
• Guarda de menor volume de documentos no formato em papel,
aumentando a disponibilização de espaço físico;

• Adequação aos avanços dos serviços oferecidos por entidades públicas e privadas, que utilizam o formato eletrônico (Nota Fiscal Eletrônica, Declaração do Imposto de Renda, Prontuário Médico Eletrônico, dentre outros);

• O acesso rápido à informação e à preservação de documentos históricos, evitando o manuseio do documento no formato papel, também contribui para a utilização da digitalização de documentos;

• Possibilidade de acesso através de CD ou WEB, que é mais rápido e contribui para decisões rápidas e aumento da produtividade;

• Imagens nítidas e de tamanho reduzido;

• Redução de custo e serviços de customização para integração com outros sistemas do cliente;

• Segurança, portabilidade e conectividade;

• Aumento do espaço físico, com eliminação de documentos no formato papel.

No entanto, Juan Peixoto faz um alerta:
“Ao optar por digitalização de documentos, a utilização de software de Gestão
Eletrônica de Documentos/GED é fundamental, porque, o mesmo gerencia, indexa, controla o acesso e permite que os documentos sejam arquivados eletronicamente de forma padronizada”. Outra grande preocupação é com os processos de digitalização que devem ser muito cuidadosos. (ver quadro no fim da matéria) É o início, não do fim da papelada, mas, a guarda de um volume, consideravelmente menor.

Outra preocupação, alertada pelo sócio da Acervo, é sobre o valor legal do material. “Todo o documento pode ser digitalizado, porém, no Brasil, ainda não há lei, tornando o documento digitalizado, um documento legal”. Mesmo assim, hoje não se existe mais a facilidade com que se podiam modificar os arquivos digitais, já que existe a autenticação dos arquivos, o que os tornam imutáveis e com validade jurídica. Esses agora são totalmente confiáveis, enquanto que documentos em papel são duvidosos, pois, cada vez mais, podem ser adulterados e falsificados com maior facilidade.

E já existem os reflexos legais, com grandes avanços como a Medida Provisória 2200-2 que instituiu a ICP-Brasil, com poderes para formar a Cadeia de Certificação Digital, destinada a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Esses são passos fundamentais para que o país se adéque ao que está ocorrendo no mundo. “Atualmente, 90% dos documentos produzidos têm origem eletrônica e aqueles que forem autenticados passam a ter total validade jurídica, sem nunca antes ter existido em papel, assim o Brasil tem que se ajustar ao que ocorre no mundo facilitando o acesso”, argumenta Juan Peixoto.

Complementando que, para que não exista o risco de deixar públicas informações restritas é importante que a empresa opte pela armazenagem em Data Center que garanta a integridade e segurança das informações armazenadas, com acesso restrito e um amplo treinamento aos usuários e criação de procedimentos de segurança de informação.

Veja abaixo os processos para arquivamento e digitalização de documento:

Organização dos documentos
Para um acervo de documentos em papel ser digitalizado, este deve estar devidamente organizado de acordo com os objetivos do projeto, sendo necessário cumprir uma etapa importante que é a organização dos documentos. Este trabalho cria condições de definir metodologia de arquivamento, definindo tipo de documentos, indexação (palavra chave, assunto ou sua categorização).

Nesta fase de organização de documentos, aplica-se também a tabela de temporalidade documental / TTD, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo, evitando a digitalização de documentos, que já tenham prazo de guarda vencido, descartando de imediato. a TTD também define aqueles documentos de prazo de guarda permanente, que é aconselhável sua digitalização, com fins de preservação.

Preparação/Higienização
Remover grampos, desmontar pastas, desamassar documentos dobrados ou amassados, recuperar documentos rasgados, separar documentos manchados e ordenar documentos. muitas vezes os documentos chegam grampeados, rasgados, amassados, fora de ordem, duplicados, até mesmo com as informações necessárias para indexação ilegíveis.

A equipe de preparação, cuidadosamente, organiza os documentos, restaurando-os quando necessário, assim como certifica-se que os índices de pesquisa estão visíveis, para facilitar os próximos passos, que são a digitalização e indexação dos documentos.

Captura / digitalização (processo de captura das imagens)

Indexação
Criação de índices, proporcionando uma forma de localização, agrupar e recuperar e gerenciar as imagens capturadas. a palavra indexação pode ter vários significados. Em digitalização de documentos, indexar um documento é tabular seus metadados (dados sobre o documento) de forma organizada e adequada ao tipo de documento. cada tipo de documento possui seu conjunto de metadados.

Por exemplo, o Prontuário de Funcionário, pode ter:
•Nome do empregado;
•Data de admissão
•Nome da mãe
•Número do PIS/PASEP

Controle de Qualidade
Controle de qualidade das imagens capturadas.

Gravação
Uma vez verificadas e processadas, serão armazenadas em data center e disponibilizadas para consulta.

Fonte: Revista Gestão In Foco – Ano X – N.º 44