A importância de guardar documentos

Guardar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves conseqüências.

Geralmente é através deles que podemos resgatar parte da história da empresas e até mesmo das pessoas.

Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e guarda de documentos que, na maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas, analisados sobre o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.

O pior é que grande parte das vezes só nos damos conta do valor de um documento quando dele precisamos para comprovar devidamente determinados fatos.

É comum as pessoas terem dificuldade em localizar documentos no momento em que mais precisam, e o mais comum, é quando você recebe uma cobrança de conta, que certamente, você já quitou e não consegue localizar o comprovante de pagamento.

Portanto, tenha especial cuidado na guarda, arquivamento e manuseio das contas pagas, evite o pagamento em duplicidade, com multas e juros.

Analise antes de guardar:

– Antigos folhetos de viagens;
– Jornais antigos, mais de uma semana;
– Cartão de Natal antigos;
– Receitas de cozinha que você nunca vai experimentar;
– Catálogos que não usa mais;
– Encarte de jornais e revistas;
– Orçamentos que não vai utilizar.

Ao pagar as contas VIA INTERNET, os bancos tem a opção de salvar em PDF, é um excelente caminho para eliminar a duplicidade de informações.

Crie as categorias em pastas eletrônicas e arquive as contas pagas.

Organize suas informações em categorias mais amplas possíveis, como no exemplo a seguir:

Documentação Escolar
– Nível Fundamental
– Nível Médio
– Nível Superior

Documentação Financeira
– Contas a Pagar
– Contas a Receber
– Contas Pagas

Documentação Empregados
– Prontuário de Funcionário
– Prontuário Médico

Documentação Imóveis
– Imóvel da Rua São Paulo
– Imóvel da Rua São Bento

Documentação Médica
– Prontuário Médico

Documentação Pessoal
– Documentação Pessoal
– Filhos
– Esposa
– Marido

Documentação Profissional
– Prontuário de Funcionário
– Empresa X

Documentação Veículos
– Doblô
– Gol

Lembre-se, que cada documento tem um prazo legal de guarda e, pode ser exigido a qualquer momento, portanto, crie o hábito de organizar seus documentos diariamente.

Juan Cacio Peixoto*

*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos / www.acervo.com.br